TechniekHuis Nieuwkoop en uw privacy
Het is voor het TechniekHuis verplicht informatie over verwerking van persoonsgegevens schriftelijk ter beschikking te stellen. Dit geldt in alle gevallen wanneer personen (voor het eerst) worden opgenomen in de administratie van het TechniekHuis. Dan wordt aan de betreffende personen een privacyverklaring verstrekt (dit kan ook digitaal, bijvoorbeeld via e-mail).
1. Identiteit en contactadres van de gegevensverwerker
- Stichting TechniekHuis Nieuwkoop (hierna te noemen: TechniekHuis)
- Teddingtonweg 2, 2421 LL Nieuwkoop
- E-mail: info@techniekhuisnieuwkoop.nl, tel. 06-37006619
2. Welke persoonsgegevens nemen wij op?
- In onze administratie nemen wij de persoonsgegevens op van de deelnemers aan onze projecten, activiteiten, cursussen, evenementen en lessen (inclusief hun eventuele wettelijke vertegenwoordigers). Ook worden de persoonsgegevens van de coördinator en van onze vrijwilligers opgenomen. De opgenomen persoonsgegevens, ook van eventuele wettelijke vertegenwoordigers, zijn namen en adresgegevens, geboortedatum, man/vrouw, telefoonnummer en e-mailadres. In het navolgende worden deze deelnemers ook aangeduid als ‘betrokkenen’.
- Op de website staan namen en contactgegevens van de coördinator en vrijwilligers. Ook staan op de website foto’s van activiteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
- In de Nieuwsbrief staan namen en contactgegevens van de coördinator en diverse vrijwilligers. Ook staan er foto’s in van activiteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
3. Wat zijn de doeleinden van het TechniekHuis voor opslag en gebruik van de persoonsgegevens?
- Te kunnen voldoen aan onze administratieve verplichtingen, of;
- Een doelmatige administratieve organisatie van de Stichting TechniekHuis te verzekeren, of;
- Te dienen als bron voor historische of statistische of doeleinden.
4. Wat zijn de rechtsgronden voor de gegevensverwerking door het TechniekHuis?
- Het gerechtvaardigde belang bij:
a) het in stand houden van een doelmatige organisatie door het bijhouden van de administratie van stagiairs en vrijwilligers en de financiële administratie;
b) het onderhouden van contact met onze deelnemers en vrijwilligers;
c) het uitoefenen van het doel van het TechniekHuis. - De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
- De nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke overheid (bijvoorbeeld de Belastingdienst);
- De toestemming die de betrokkene heeft verleend (bijvoorbeeld door zich als vrijwilliger aan te melden of als deelnemer zich te laten begeleiden).
5. Bewaartermijn
- De persoonsgegevens opgeslagen in andere bestanden worden niet langer bewaard dan nodig is voor het gebruik ervan.
- Uitzonderingen zijn gegevens die niet zonder onredelijke inspanning verwijderd kunnen worden en gegevens die bewaard moeten worden op grond van een wettelijk voorschrift of een algemeen belang.
6. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
- Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden.
- Uitzondering op het voorgaande is het – op verzoek – verstrekken van bepaalde gegevens aan de Belastingdienst op grond van een wettelijke plicht of aan een verwerker die door het TechniekHuis is belast met een opdracht (zoals bijvoorbeeld een salarisadministrateur of arbodienst).
7. Beveiliging van de opgeslagen persoonsgegevens
- De beveiligde toegang tot de persoonsadministratie is beperkt tot de coördinator en de leden van het bestuur van het TechniekHuis. Andere personen hebben geen toegang, tenzij zij hiervoor door het bestuur gemachtigd zijn.
- De beveiligde toegang tot het financieel systeem is beperkt tot de coördinator, de financieel administrateur en de leden van het bestuur van het TechniekHuis. Andere personen hebben geen toegang.
- Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt in digitale bestanden, zijn de personen die belast zijn met de uitvoering van technische werkzaamheden verplicht tot geheimhouding van alle persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen.
- Vrijwilligers kunnen persoonsgegevens krijgen voor zover die nodig zijn voor de uitoefening van hun functie (bijvoorbeeld het opnemen van contact met en het begeleiden van deelnemers). Zij vernietigen deze bestanden zodra deze niet langer nodig zijn.
8. Publiceren van namen
- Het opnemen van namen(lijsten) in nieuwsbrieven, media en website vindt alleen plaats als hiervoor door de betrokkene(n) toestemming is gegeven. In geval van minderjarigheid moeten de ouders of wettelijke vertegenwoordigers van kinderen (<16 jaar) hiervoor vooraf schriftelijk toestemming aan het TechniekHuis hebben gegeven.
- Het publiceren van persoonsgegevens kan in sommige gevallen onder de zogeheten journalistieke exceptie vallen, wanneer het een uiting is van algemeen maatschappelijk belang die in journalistieke vorm is gegoten. Denk bijvoorbeeld aan een informatief verslag van een bepaalde gebeurtenis. In dat geval is geen toestemming van de betrokkenen vereist. De journalistieke aard van deze uiting wordt per situatie bekeken en beoordeeld en wordt afgewogen tegen het recht op privacy.
9. Gebruik van audio- en beeldmateriaal
- Het TechniekHuis zal materiaal waarop personen herkenbaar in beeld zijn of te horen zijn, niet zonder toestemming van de betrokkenen publiceren op de website, in de nieuwsbrief, in de (lokale) media of publiceren via andere communicatiekanalen van het TechniekHuis.
- Als er geluids- of beeldopnamen worden gemaakt tijdens evenementen en activiteiten wordt dit voor aanvang van het evenement of de activiteit kenbaar gemaakt aan de aanwezigen. Aanwezigen worden geïnformeerd over hoe zij ter plekke eventueel bezwaar kunnen maken en waar het audio- en/of beeldmateriaal wordt gepubliceerd.
- Deelnemende scholen informeren het TechniekHuis of ouders of wettelijke vertegenwoordigers van kinderen (<16 jaar) schriftelijk toestemming hebben gegeven voor het maken van geluidsopnames en het maken of publiceren van foto’s tijdens cursussen en lessen.
10. Recht op inzage en correctie
- Iedere deelnemer en vrijwilliger heeft recht op inzage in de over hem/haar opgeslagen persoonsgegevens. Zij kunnen daarvoor een verzoek indienen bij het TechniekHuis. De contactgegevens staan bovenaan deze verklaring vermeld (punt 1).
- Als u een fout aantreft, kunt u deze doorgeven aan de gegevensverwerker.
11. Verwijderen van gegevens
- Een verzoek om contactgegevens, financiële of andere algemene persoonsgegevens te verwijderen kunt u richten aan de gegevensverwerker. De coördinator of de leden van het bestuur behandelen uw verzoek.
12. Klachtrecht
- Verzoeken of klachten m.b.t. de behandeling van persoonsgegevens kunnen door de betrokkene worden gestuurd aan het bestuur van het TechniekHuis. De contactgegevens vindt u bovenaan deze verklaring vermeld (punt 1).
- Betrokkene krijgt schriftelijk bericht over het resultaat van het ingediende verzoek of de ingediende klacht.
- Indien het bestuur het verzoek of de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert, kan de betrokkene desgewenst een klacht inzake het geschil met de Stichting TechniekHuis richten aan de Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
T.a.v. de klachtencoördinator
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG